Miksi edustustoimisto on suosittu valinta kansainvälisten yritysten keskuudessa Intiassa

Edustustoimisto (LO) on ulkomaisen yrityksen edustus Intiassa. Intian keskuspankki kuvailee tällaista toimipistettä ”toimistoksi, joka saa harjoittaa vain yhdistäviä toimintoja”. Tähän kuuluvat:

• markkinoita ja mahdollisia intialaisia kuluttajia koskevan tiedon kerääminen;
• mainonta, myynninedistäminen ja muu markkinointiin liittyvä toiminta;
• viennin Intiaan tai tuonnin Intiasta edistäminen;
• teknisen ja taloudellisen yhteistyön luominen pääkonttorin ja intialaisten yritysten välille;
• viestintäkanavan muodostaminen pääkonttorin ja paikallisten kumppanien välille.

Edustustoimisto ei saa tuottaa liikevaihtoa Intiassa, eikä se siksi saa valmistaa tuotteita tai tarjota palveluita. Edustustoimiston kulut on siis maksettava kokonaan emoyhtiön toimesta Intian ulkopuolelta. Edustustoimisto on hyödyllinen paitsi yrityksille, jotka haluavat tutkia Intian markkinoita, myös kiinnostava oikeudellinen muoto kansainvälisille sijoittajille, jotka eivät halua tuoda tuotteitaan tai palveluitaan suoraan Intian markkinoille, vaan haluavat esimerkiksi ulkoistaa työtä Intiaan.

Miten perustat edustustoimiston?

Edustustoimiston perustamiseksi Intiassa on suoritettava useita rekisteröinti- ja hyväksyntämenettelyjä eri intialaisten viranomaisten kanssa. Prosessiin kuuluu seuraavat seitsemän vaihetta:

• Hae hyväksyntää intialaiselta pankilta pankkitilin avaamiseksi edustustoimistolle. Tästä pankista tulee tällöin automaattisesti uuden toimiston ’valtuutettu välittäjäpankki’ (Authorized Dealer Bank).
• Toimita hakemus tarvittavine asiakirjoineen Intian keskuspankille (RBI) valtuutetun välittäjäpankin kautta.
• Kun RBI on antanut hyväksyntänsä, on haettava ’todistus liiketoimintapaikan perustamisesta Intiassa’ (Certificate of Establishment of Place of Business in India) Intian kauppakamarilta: yhtiörekisteriltä (ROC).
• Verovähennystilinumero (TAN) ja pysyvä tilinumero (PAN) on sen jälkeen haettava Intian verottajalta: tuloverovirastolta.
• Kun nämä on saatu, edustustoimiston pankkitili voidaan virallisesti avata valtuutetussa pankissa.
• Edustustoimisto on rekisteröitävä siinä osavaltiossa, jossa toimisto sijaitsee, kauppa- ja liiketoimintalain (Shop and Establishment Act) sekä ammattiveron alaisuuteen.
• Jos edustustoimistoon tuodaan näytteitä, toimisto on rekisteröitävä myös vienti-tuontikoodin alaisuuteen.

Jotta tästä ei tulisi loputtoman turhauttavaa, on suositeltavaa käydä nämä vaiheet läpi konsultin kanssa. Ei ainoastaan ole erittäin sekavaa, mitä asiakirjoja tulisi ja ei tulisi toimittaa, vaan koko listan läpikäyminen kestää myös vähintään 3–6 kuukautta. Pelkästään Intian keskuspankin hyväksyntä kestää keskimäärin 2–3 kuukautta. Siksi on viisasta valita kumppani, joka voi nopeuttaa tätä prosessia.

Pakolliset vaatimustenmukaisuusvelvoitteet

Kun kaikki vaiheet on suoritettu ja edustustoimisto on rekisteröity, työ ei ole vielä valmis. Intiassa on edelleen raportoitava paljon eri viranomaisille, joiden alaisuudessa edustustoimisto on rekisteröity. Kuusi kuukautta sen jälkeen, kun Intian keskuspankki (RBI) on hyväksynyt uuden toimiston, virallinen osoite, PAN ja Intian kauppakamarin (ROC) ’todistus liiketoimintapaikan perustamisesta Intiassa’ on toimitettava RBI:lle. Koska edustustoimisto ei saa harjoittaa kaupallista toimintaa, useita asiakirjoja on toimitettava vuosittain osoittamaan, että edustustoimisto noudattaa säännöksiä:

• Vuosittainen toimintatodistus (Annual Activity Certificate, AAC) – Tämä asiakirja osoittaa, että edustustoimisto on harjoittanut vain sallittua toimintaa. AAC:n on laadittava valantehnyt tilintarkastaja (Chartered Accountant), joka on kokoaikaisesti toimiva ja virallisesti Intian valantehneiden tilintarkastajien instituuttiin (ICAI) rekisteröity tilintarkastaja. Tämä todistus on sitten lähetettävä RBI:lle ja tuloveroviraston pääjohtajalle (DGIT).
• FC-3-lomake – Kaikkien ulkomaisten yritysten on toimitettava vuosittain FC-3-lomake ROC:lle yksityiskohtaisella luettelolla ulkomaisen yrityksen kaikista liiketoimintapaikoista sekä vuositilinpäätöksellä.
• FC-4-lomake – Ulkomaisten yritysten on jätettävä vuosi-ilmoituksensa ROC:lle tällä lomakkeella.
• 49-C-lomake – On tuloveroilmoitus, joka on jätettävä erityisesti ulkomaisten yritysten, joilla on edustustoimisto Intiassa. Myös tämän lomakkeen on oltava valantehneen tilintarkastajan varmentama, ja se on toimitettava DGIT:lle.

Varmista siksi, että toteutat vuosittaisia tarkastuksia varmistaaksesi, että olet täysin vaatimustenmukainen. Ota esimerkiksi mukaan paikallisia konsultteja, jotka voivat suorittaa yrityksesi ja HR-käytäntösi terveystarkastuksen ja siten osoittaa mahdolliset riskit, joita otat.